Peran Kunci Sekretaris: Membantu Kelancaran Operasional Organisasi

 

Apa job desk dan pekerjaan sekretaris? Artikel berikut akan mengulas tugas dan tanggung-jawab sekretaris di dalam organisasi umum, Organisasi Pelajar Intra Sekolah (OSIS), kelas, perusahaan, dusun, RT, pekerjaan sekretaris aktivitas, dan organisasi universitas. Langsung silahkan baca sampai selesai artikel ini ini….

01: Pemahaman Sekretaris Menurut Beberapa Pakar

Tiap pakar mendeskripsikan sekretaris berdasar pada pemikiran dan kerangka tertentu, dan berikut diuraikan 5 opini dari beberapa pakar yang menggambarkan peranan, peranan, tanggung-jawab, dan memperlihatkan peranan penting sekretaris saat jaga efektivitas, mengurus info, dan memberikan fasilitas komunikasi yang efisien dalam organisasi:

1: American Society of Administrative Professionals (ASAP)

Menurut ASAP, sekretaris ialah pribadi yang mempunyai kontributor penting saat mengurus info, sediakan support administratif, dan jalankan beberapa tugas yang memberikan dukungan operasional sesuatu organisasi. Mereka bertanggungjawab atas pengaturan document, pengendalian agenda, dan komunikasi intern dan external.

2: Peter Drucker, Ahli Management

Beliau memvisualisasikan sekretaris sebagai “manajer dari semua yang tidak kelihatan”, yang bermakna mereka berperanan saat atur detil-detil penting yang memberikan dukungan efektivitas kerja dalam organisasi.

3: International Association of Administrative Professionals (IAAP)

Menurut IAAP, sekretaris ialah pribadi yang mempunyai kekuatan dalam management info, komunikasi, dan rencana dan koordinir aktivitas. Mereka berperan pada kelancaran operasional dan proses pengambilan keputusan dengan sediakan data yang tepat.

4: Mary A. DeVries, Penulis Buku mengenai Karier Sekretaris

Menurut Mary A. DeVries mendefinisikan sekretaris sebagai “pengurus info dan waktu yang mengikutsertakan diri dalam tugas yang meliputi pendataan, penyimpanan, penataan, pengadaan, dan pengutaraan info”.

5: American Heritage Dictionary

Menurut kamus ini, sekretaris ialah “seorang yang bekerja untuk seseorang saat mendokumenkan komunikasi tercatat, jaga catatan, dan atur dan memantau agenda dan aktivitas”.

02: Pekerjaan Sekretaris Organisasi

Apa pekerjaan sekretaris?

Perlu dimengerti jika pekerjaan sekretaris, secara detil berbeda. Hal tersebut bergantung pada tipe organisasi dan lingkungannya. Pekerjaan sekretaris OSIS tentu saja tidak sama dengan pekerjaan sekretaris organisasi universitas, demikian pula pekerjaan sekretaris kelas pasti berlainan dengan sekretaris perusahaan, dusun atau RT (Rukun Tetangga).

Tetapi, pada umumnya peranan penting seorang sekretaris ialah menolong jaga kelancaran operasional dan administratif organisasi, dan membuat komunikasi yang efisien didalamnya.

A: Pekerjaan Sekretaris Organisasi

Pekerjaan sekretaris pada sebuah organisasi mencakup beragam tanggung-jawab administratif, koordinir, dan komunikasi yang memberikan dukungan kelancaran operasional organisasi itu.

1: Mengaplikasikan Management Administratif Efisien

• Membuat dan mengurus agenda rapat, tatap muka, dan acara organisasi.
• Menulis dan membagikan notula pertemuan ke anggota yang berkaitan.
• Atur dan jaga arsip document dan info organisasi.

2: Lakukan Komunikasi Intens

• Tangani surat-menyurat, e-mail, dan komunikasi yang lain di antara organisasi dan faksi external.
• Sampaikan info penting ke anggota organisasi mengenai aktivitas, peralihan, atau informasi yang lain.

3: Membuat Koordinir Aktivitas

• Atur logistik dan detil penerapan acara atau aktivitas organisasi.
• Bekerjasama dengan anggota team atau barisan saat atur pekerjaan dan tanggung-jawab mereka.

4: Lakukan Dokumentasi

• Membuat laporan aktivitas, perubahan, atau perolehan organisasi.
• Simpan dan atur document penting seperti kontrak, kesepakatan, atau catatan organisasi.

5: Pengadaan Info

• Memberi info ke anggota organisasi berkaitan beberapa tugas, agenda, atau perubahan terkini.
• Jawab pertanyaan anggota atau faksi external mengenai organisasi.

6: Kerjakan Pengarsipan

• Atur mekanisme pengarsipan yang efektif untuk document fisik atau digital.
• Mengatur document supaya gampang dijangkau dan diketemukan saat diperlukan.

7: Atur Perjalanan

• Mengkoordinasikan perjalanan usaha atau aktivitas luar kota untuk anggota organisasi.
• Atur ticket, fasilitas, dan detil yang lain berkaitan perjalanan.

8: Perawatan Perlengkapan dan Ruang

• Mengurusi perlengkapan kantor dan piranti tehnologi yang dipakai oleh organisasi.
• Jaga kebersihan dan kedisiplinan ruangan kerja atau ruangan tatap muka.

9: Akseptasi dan Penyambutan

1. Tangani akseptasi tamu atau pengunjung organisasi.
2. Arahkan mereka ke lokasi yang pas dan memberi info dasar.

10: Membuat Kerjasama Team

• Kerja sama dengan anggota team atau anggota organisasi yang lain untuk meraih tujuan bersama-sama.
• Memberikan dukungan koordinir antaranggota team untuk beberapa tugas tertentu.

11: Jaga Keamanan Info

• Jaga kerahasiaan dan keamanan info yang peka.
• Bertindak penangkalan untuk menghambat akses yang tidak resmi pada document atau data organisasi.

B: Pekerjaan Sekretaris OSIS

Organisasi Pelajar Intra Sekolah (OSIS) mempunyai kontributor penting saat menampung inspirasi pelajar dan mengkoordinasikan beragam aktivitas di lingkungan sekolah. Peranan dan tugas sekretaris dalam OSIS mencakup faktor management administratif, lakukan koordinir aktivitas, dan komunikasi.

Apa pekerjaan sekretaris OSIS? Berikut diberi 5 contoh lima contoh pekerjaan yang biasanya dilaksanakan dengan seorang sekretaris Organisasi Pelajar Intra Sekolah:

1: Mengurus Faktor Administratif

• Membuat daftar datang dan menulis hasil pertemuan OSIS.
• Menolong membuat jadwal rapat dan atur agenda tatap muka.

2: Jalankan Surat-menyurat dan Dokumentasi

• Mengurusi surat-menyurat intern dan external OSIS.
• Simpan dan mengarsipkan beberapa dokumen penting seperti notula pertemuan, laporan aktivitas, dan keputusan organisasi.

3: Lakukan Koordinir Aktivitas OSIS

• Berperanan saat mengatur beragam acara, seperti seminar, workshop, atau bazar.
• Kumpulkan info berkaitan acara dan memberikan dukungan penyiapan realisasinya.

4: Merajut Komunikasi Intern

• Jaga komunikasi yang efisien di antara anggota OSIS, baik lewat tatap muka secara langsung atau lewat media
• komunikasi electronic seperti group chat.

5: Memberikan Support pada Anggota OSIS

• Memberikan dukungan anggota OSIS dengan memberi info mengenai beberapa tugas, agenda aktivitas, dan tanggung-jawab masing-masing.
• Tangani pertanyaan atau keinginan dari anggota OSIS berkaitan administrasi dan info organisasi.

Maka pekerjaan seorang sekretaris OSIS ialah meliputi sektor administratif, komunikasi, dan koordinir dalam rencana jaga organisasi berjalan mulus dan efisien untuk merealisasikan maksudnya di lingkungan sekolah.

C: Pekerjaan Sekretaris Kelas

Selainnya pada tingkat Organisasi Intra Sekolah atau OSIS, pada tingkat kelas, tugas seorang sekretaris penting untuk memberikan fasilitas koordinir dan hubungan antara pelajar pada sebuah kelas.

Apa pekerjaan sekretaris kelas? Pada umumnya tanggung-jawab sekretaris kelas ialah menulis hasil pertemuan kelas, menolong membuat jadwal rapat, dan sediakan kontribusi administratif ke guru.

Dan, dengan detail, berikut lima pekerjaan yang kerap dilaksanakan dengan seorang sekretaris dalam kerangka kelas di lingkungan sekolah:

1: Pendataan Rapat Kelas

• Menulis hasil pertemuan kelas, termasuk keputusan yang diambil dan gagasan aktivitas kedepan.
• Simpan catatan rapat dan membuat ada untuk anggota kelas yang memerlukannya.

2: Pengaturan Jadwal dan Pengingat

• Memberikan dukungan saat membuat jadwal rapat kelas, menolong supaya semua topik penting diulas.
• Mengirim pengingat ke anggota kelas mengenai agenda rapat, pekerjaan, atau aktivitas mendatang.

3: Support Administratif ke Guru

• Kumpulkan pekerjaan dari pelajar dan menyimpan secara rapi untuk guru.
• Mengatur agenda presentasi atau aktivitas yang mengikutsertakan pelajar.

4: Penataan Aktivitas Kelas

1. Menolong saat atur aktivitas kelas seperti lawatan lapangan, project kelas, atau acara sosial.
2. Mengkoordinasikan detil logistik dan penyiapan yang dibutuhkan.

5: Jaga Komunikasi Intern

• Jaga komunikasi yang bagus antara anggota kelas, baik lewat tatap muka secara langsung atau lewat media seperti group chat.
• Sampaikan info penting, seperti informasi dari guru atau info berkaitan agenda.

Telah memahami kan, apa pekerjaan sekretaris kelas ialah menolong dan memberikan dukungan penerapan kegiatan yang terkait dengan evaluasi dan aktivitas sosial di lingkungan sekolah.

D: Pekerjaan Sekretaris Perusahaan

Pekerjaan Umum

Sekretaris perusahaan mempunyai peran penting saat jaga efektivitas operasional dan komunikasi intern, seperti penataan agenda, membuat, mengubah, dan mengirimi surat, nota, dan penyimpanan dan pengarsipan document.

Disamping itu, yang tidak kalah keutamaan ialah jalankan tugas seperti atur perjalanan dinas, booking fasilitas, dan logistik berkaitan kepentingan perjalanan usaha.

Perincian Pekerjaan

Sesudah pahami pekerjaan mereka dengan umum, berikut dihidangkan detil dan detil pekerjaan umum yang sudah dilakukan dengan seorang sekretaris di dalam lingkungan perusahaan:

1: Mengaplikasikan Pengendalian Agenda dan Koordinir

• Mengurus agenda rapat, tatap muka, dan acara penting untuk management dan staff perusahaan.
• Koordinir secara beragam departemen supaya terbentuk kelancaran operasional dan komunikasi intern.

2: Lakukan Surat-menyurat dan Dokumentasi

• Membuat dan mengubah surat, nota, dan komunikasi tercatat yang lain atas nama perusahaan.
• Mengarsipkan beberapa dokumen penting seperti kontrak, kesepakatan, dan neraca keuangan.

3: Penataan Perjalanan Usaha

• Atur perjalanan dinas, termasuk pemesanan ticket, fasilitas, dan detil perjalanan yang lain.
• Mempersiapkan jika perjalanan berjalan mulus dan sesuai gagasan.

4: Memberikan Support Administratif ke Management

• Menolong management dengan beberapa tugas administratif seperti pengendalian pengeluaran, pembelian, dan pengarsipan.
• Sediakan data dan info yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan.

5: Komunikasi External dan Akseptasi Tamu

• Tangani komunikasi telephone, e-mail, dan surat dari faksi external, dan memberi respon atau arahkan sama sesuai keperluan.
• Atur akseptasi tamu atau pengunjung, memberi info, dan arahkan mereka ke tujuan yang akurat.

Jadi dapat dirangkum jika pekerjaan seorang sekretaris perusahaan ialah men-support management dan staff saat jalankan operasional setiap hari dan jaga jalinan yang bagus dengan faksi external.

E: Pekerjaan Sekretaris Organisasi Universitas

Pekerjaan secara Umum

Sekretaris di dalam organisasi universitas mempunyai peran yang cukup signifikan saat mengoordinasikan aktivitas lintasi fakultas dan sediakan support administratif.

Tanggung-jawab sekretaris di dalam organisasi universitas diantaranya memberikan dukungan saat berencana dan melakukan acara besar seperti festival, pertemuan, dan persaingan. Ke-2 , ialah simpan arsip aktivitas organisasi, catatan rapat, dan dokumentasi penting yang lain, dan yang paling akhir ialah bekerja sama dengan anggota organisasi yang lain untuk atur pekerjaan, tanggung-jawab, dan tujuan bersama-sama.

Pekerjaan secara Detil

Berikut lima pekerjaan yang biasanya dilaksanakan dengan seorang sekretaris di dalam organisasi universitas:

1: Membuat Gagasan Acara dan Aktivitas

• Memberikan dukungan rencana dan penerapan acara universitas, seperti seminar, workshop, atau festival.
• Atur logistik, kumpulkan info, dan bekerjasama dengan anggota team yang lain.

2: Pengarsipan dan Dokumentasi

• Simpan dan atur arsip dokumentasi berkaitan aktivitas dan catatan organisasi.
• Menulis hasil pertemuan dan keputusan penting, dan membuat laporan berkenaan perubahan organisasi.

3: Merajut Koordinir Team dan Anggota

• Bekerja sama dengan anggota team saat membagikan pekerjaan, atur agenda, dan pastikan tujuan organisasi terwujud.
• Mengoordinasikan komunikasi intern dan external.

4: Membuat Komunikasi dan Promo

Jaga komunikasi yang efisien di antara anggota organisasi dan beberapa pihak berkaitan dalam universitas.
Mengurus sosial media atau aliran komunikasi yang lain untuk mempromokan aktivitas organisasi.

5: Memberikan Support Administratif

• Atur agenda tatap muka, mengirim pengingat, dan jaga kelancaran tatap muka organisasi.
• Tangani surat-menyurat, e-mail, dan komunikasi yang lain dengan faksi external.

Beberapa tugas ini menolong terbentuknya kelancaran operasional organisasi universitas dan membuat lingkungan yang memberikan dukungan perkembangan dan perubahan anggota organisasi. Sekretaris mempunyai kontributor penting saat lakukan koordinir, dokumentasi, dan komunikasi dalam organisasi universitas.

03: Pekerjaan Sekretaris Dusun dan RT (Rukun Tetangga)

A: Pekerjaan Sekretaris Dusun

berikut lima pekerjaan umum yang sudah dilakukan dengan seorang sekretaris dusun:

1: Administrasi Dusun

• Membuat laporan, jadwal rapat, dan mendokumenkan hasil tatap muka pada tingkat dusun.
• Simpan arsip document penting seperti keputusan dusun, surat-menyurat, dan neraca keuangan.

2: Mengaplikasikan Management Keuangan Dusun

• Menolong saat mengurus bujet dusun, pendataan penghasilan dan pengeluaran, dan memantau administrasi keuangan dusun.

3: Servis Public

• Memberi servis ke masyarakat berkaitan administrasi dusun, seperti pembikinan document jati diri, surat info, atau hal pemberian izin.

4: Koordinir Program Dusun

• Mengoordinasikan penerapan program dan aktivitas dusun yang meliputi beragam faktor, seperti pembangunan infrastruktur atau aktivitas sosial.

5: Info dan Komunikasi

• Jaga komunikasi yang bagus dengan masyarakat dusun, memberi info mengenai peraturan, program, atau peralihan yang punya pengaruh dari mereka.
• Mengurus komunikasi dengan lembaga pemerintahan yang lain dan dengan komune di luar dusun.

B: Pekerjaan Sekretaris RT (Rukun Tetangga)

Berikut lima pekerjaan yang biasanya dilaksanakan dengan seorang sekretaris Rukun Tetangga (RT):

1: Pendataan dan Administrasi

• Menulis kedatangan dan keterlibatan masyarakat dalam tatap muka RT.
• Simpan arsip beberapa dokumen penting seperti keputusan rapat, laporan aktivitas, dan daftar anggota RT.

2: Koordinasi Rapat

• Atur agenda tatap muka RT, menyiapkan jadwal, dan mengundang anggota RT.
• Menulis notula pertemuan dan mendokumenkan keputusan atau tindak lanjut yang diambil.

3: Koordinir Aktivitas Lingkungan

• Mengoordinasikan aktivitas atau acara yang mengikutsertakan masyarakat RT, seperti kebersihan lingkungan atau tatap muka sosial.
• Berbicara dengan masyarakat berkaitan penyiapan dan penerapan aktivitas.

4: Komunikasi dan Info

• Jaga komunikasi yang bagus dengan masyarakat RT, memberi info penting, dan jawab pertanyaan mereka.
• Mengurus aliran komunikasi seperti group chat atau papan informasi.

5: Pengarsipan Data Masyarakat

• Simpan info dasar mengenai masyarakat RT seperti alamat, contact, dan data yang lain kemungkinan dibutuhkan.
• Menolong dalam koordinasi data masyarakat untuk kepentingan administratif atau pengatasan permasalahan di lingkungan.

Beberapa tugas ini menolong sekretaris RT saat jalankan peranan administratif dan komunikatif yang memberikan dukungan aktivitas dan kelangsungan lingkungan Rukun Tetangga.

04: Pekerjaan Sekretaris Aktivitas

Apa pekerjaan seorang sekretaris aktivitas, seperti Panitia HUT RI ke-78?

Untuk memperjelasnya berikut dihidangkan tiga pekerjaan yang biasanya dilaksanakan dengan seorang sekretaris saat mengurus aktivitas:

1: Pengendalian Administratif

• Membuat jadwal dan agenda aktivitas, dan pastikan semua detil penerapan terdaftar secara baik.
• Mengirimi undangan atau pengingat ke peserta berkenaan waktu, tempat, dan tujuan aktivitas.

2: Dokumentasi dan Notulasi

• Menulis notula atau catatan dari tatap muka atau acara aktivitas.
• Mengarsipkan beberapa dokumen berkaitan aktivitas, termasuk presentasi, laporan, atau hasil dialog.

3: Koordinir dan Komunikasi

• Bekerjasama dengan faksi berkaitan seperti pembicara, peserta, atau faksi sponsor.
• Jaga komunikasi yang efisien dengan seluruh pihak berkaitan supaya kelancaran penerapan kegiatan betul-betul diwujudkan.

05: Ringkasan Pekerjaan Sekretaris

Pekerjaan sekretaris cukup penting dalam beragam tipe organisasi, dari tingkat sekolah, seperti OSIS, kelas sampai organisasi dan perusahaan universitas. Tugas dan tanggung-jawab sekretaris meliputi administrasi, komunikasi, penataan, dan koordinir.

Kehadiran seorang sekretaris benar-benar menolong jaga kelancaran operasional dan memberikan dukungan perolehan tujuan perusahaan atau organisasi dengan efisien.

Begitu sedikit yang dapat dibagi, mudah-mudahan ada buat dan faedahnya. Jika Anda merasakan mendapat faedah dari tulisan ini, silakan dibagikan ke lainnya ya, supaya makin banyak yang mendapat faedah. Terima kasih.